Система компьютерного управления университетом

Е.А. Лавров, А.В. Клименко
Сумский национальный аграрный университет.

1. Концепция компьютеризации управления вузом.

Обеспечить качественный учебный процесс можно только при условии четкого компьютерного управления. В современном вузе практически невозможно составить хорошее расписание занятий, контролировать успеваемость студентов и методическую обеспеченность дисциплин без использования системы компьютерного управления.

В большинстве учебных заведений России, Украины , Белоруссии и Казахстана отдельные задачи, которые связаны с автоматизацией управления такие, как "расписание", "деканат" уже функционируют. Но комплекс задач компьютеризации учебного процесса является достаточно широким и охватывает большое количество структурных подразделений, что часто на практике приводит к дублированию данных. В большинстве случаев отдельные задачи слабо увязаны друг с другом информационно. Основной проблемой многих систем является отсутствие так называемого единого информационного пространства. В связи с этими проблемами нами сформулирован ряд целей автоматизации управления учебным процессом, которые обеспечивают получение любой информации без специальной ее подготовки или проверки на достоверность и непротиворечивость (рис.1) .Проведенный анализ возможных входных данных для системы управления "Учебный процесс" показывает, что около 90% входной информации состоит из данных учебного плана и контингента студентов. Оказывается намного удобнее ввести 1 раз перечень и объемы занятий по дисциплинам в виде учебного плана и использовать его при составлении расписания, при формировании нагрузки кафедр и преподавателей, при формировании банка компьютерных средств обучения, при ведении студенческих дел (текущих и итоговых оценок студентов), чем готовить эту информацию отдельно для каждой задачи.

Рис1. Цели компьютеризации управления учебным процессом


Рис.2. Стратегия АСУ "Учебный процесс"( Фрагмент)

Выполнение требований кредитно-модульной системы и внедрение регулярного компьютерного тестирования студентов просто невозможно без использования баз данных о дисциплинах учебного плана, о контингенте студентов, баз тестов и т.п.

Такой подход к централизованному ведению компьютерных баз данных позволяет решать весь комплекс задач, которые возникают при управлении учебным процессом, включая:

• кадровые и финансовые задачи;
• формирование, анализ, учет и обеспечение доступа к электронным ресурсам обучения и контроля знаний;
• диспетчирование;
• ведение студенческих дел;
• оперативный учет успеваемости и посещаемости студентов ;
• и т.п.

Разработанная нами информационная система работает в сети и позволяет подключение таких подразделений как:

• учебный отдел;
• методический отдел;
• деканат;
• отдел кадров;
• архив;
• планово-финансовый отдел.

Это позволяет ректору и проректору быть оперативно информированными о текущем состоянии дел в университете.

Система будет полезной и министерству для оперативных сводок из разных университетов.

Рис 3. Категории пользователей

2. Функции программного комплекса "Компьютерное управление ВУЗом".

Комплекс представляет собой единую информационную систему использующую технологию "клиент-сервер". Информацию о возможностях системы можно получить из анализа главного меню программного комплекса (рис.4).

В качестве сервера баз данных может быть любая СУБД. Рассмотрим задачи комплекса и их возможности.

2.1. "Учебные и рабочие планы, графики учебного процесса".

Назначение и краткое описание. Учебные и рабочие планы создаются и хранятся на каждый учебный год приема. При создании учебного плана сразу автоматически создаются рабочие учебные планы на все курсы вперед.

Рис.4.Главное меню программного комплекса

В случае любой корректировки в учебном плане (добавлении или удалении дисциплины, изменении часов, видов контроля, кафедры, за которой закреплена дисциплина) сразу автоматически осуществляются соответствующие изменения в рабочем учебном плане, нагрузке, штатах, расписаниях занятий, в деканате (успеваемость), методическом отделе, в нагрузках преподавателей, т.е. во всех модулях связанных с учебными планами.

Основные функции и характеристики.

1. Ведение учебных планов на каждый год приема.
2. Ведение рабочих учебных планов.
3. Функции связи с учебной нагрузкой, штатами и расписанием занятий и другими модулями (перерасчет или изменение).
4. Ведение графиков учебного процесса и их связь с расписанием занятий. Расчет бюджета и статистики по учебным планам.

2.2. "Расчет нагрузки и штатов".

Назначение и краткое описание. Предназначен для расчета нагрузки на кафедрах, штатов по учебному заведению и кафедрам, почасового фонда.

Основные функции и характеристики.

1. Задание любых правил расчета нагрузки и штатов в специальных диалоговых окнах.
2. Расчет общей нагрузки по учебному заведению.
3. Расчет подробной нагрузки по кафедрам.
4. Расчет штатов по учебному заведению с учетом количества студентов на одного преподавателя по формам обучения (дневная, заочная) и с учетом уровней подготовки (младший специалист, бакалавр, специалист и магистр).
5. Расчет штатов по кафедрам по правилу средней нагрузки или по правилу количества студентов.
6. Расчет средней нагрузки по должностям по учебному заведению и определение диапазонов минимальной и максимальной нагрузки по должностям.
7. Расчет нагрузки и штатов по аспирантуре.
8. Расчет штатов отдельно по бюджетному и контрактному обучению, по дневному и заочному отделениях, аспирантуре и иностранцам с детализацией по каждой специальности и кафедре.
9. Расчет почасового фонда на учебное заведение и на кафедры.
10. Возможность перевода нагрузки из штата в почасовой фонд и ее автоматический баланс.

2.3. "Распределение нагрузки между преподавателями".

Назначение и краткое описание. Предназначен для распределения учебной нагрузки между преподавателями. Правила расчета нагрузки задаются в специальном диалоговом окне и могут изменяться и задаваться пользователем в соответствии с новыми правилами расчета. В случае изменения контингента студентов, количества групп, изменения часов по дисциплине, видов контроля, добавления или удаления дисциплины в учебном плане и т.п., то осуществляется автоматический перерасчет нагрузки кафедр, а в распределенной нагрузке выполняются коррективы в соответствии с общей кафедральной.

Основные функции и характеристики.

1. Расчет средней нагрузки каждого преподавателя исходя из диапазонов минимальной и максимальной нагрузки по должности, ставки, штатов на кафедре и общей кафедральной нагрузки.
2. Распределение нагрузки преподавателям осуществляется путем подстановки из списка фамилий на распределяемые часы, т.е. часы с клавиатуры не вводятся, что значительно ускоряет процесс распределения нагрузки и полностью устраняет всевозможные ошибки при распределении.
3. Контроль текущего состояния распределения нагрузки. При выборе преподавателя во время распределения сразу отображается его полная нагрузка по семестрам и за год, а так же цветом сигнализируется уровень нагрузки в зависимости от диапазонов минимальной и максимальной нагрузки по должности и ставке.
4. Контроль распределения почасового фонда. Если преподавателям почасовикам распределено больше часов чем рассчитано почасовки на кафедре, то это сигнализируется цветом на преподавателях почасовиках этой кафедры.
5. Просмотр и анализ распределяемой, распределенной и не распределенной нагрузок на кафедрах.
6. Задание необходимых аудиторий или групп аудиторий по дисциплинам для составления расписания занятий.
7. Автоматическая проверка на возможные накладки в расписаниях занятий. Если расписание составлено и осуществляется перераспределение нагрузки, то в случае возникновения накладки указываются дни и пары где при замене возникают накладки, а сама замена не происходит. В случае если при замене накладки не возникают, то преподаватель автоматически подставляется в расписание.
8. Контроль и анализ выполнения нагрузки.
9. Ведение индивидуального плана.

2.4. "Автоматическое формирование расписаний дневного отделения".

Назначение и краткое описание. Предназначен для автоматического формирование расписаний дневного отделения. Этот модуль используется совместно с модулем "Диалоговое формирование расписаний дневного отделения ". В самом алгоритме заданы десятки различных правил, критериев и ограничений. Перед формированием расписаний с помощью этого модуля на основе введенных ограничений и закреплений по аудиториям, группам аудиторий и преподавателям, а также заданной сменности факультетов или курсов выявляются и устраняются или уменьшаются возможные тупиковые ситуации.

Основные функции и характеристики.

1. Позволяет оптимально подобрать сменности факультетов и курсов с тем, чтобы уменьшить возможные перегрузки по аудиториям, группам аудиторий или преподавателям на сменах.
2. Выявляет все возможные тупиковые ситуации до составления расписания для принятия решения по их устранению или уменьшению.
3. Позволяет просмотреть и изменить нагрузку на каждой смене по аудиториям, группам аудиторий, преподавателям или студенческим группам для уменьшения возможных переборов по занятости.
4. Позволяет устанавливать дополнительные правила формирования расписаний:
   • указание перечня дисциплин лекции, по которым нельзя проставлять 3-й парой;
   • указание перечня дисциплин, которые не должны быть в один день;
   • задавать признак проставлять или нет в один день в группе занятия по дисциплине различных видов, например физика лекция, практика и лабораторные должны быть в разные дни;
   • задавать признак проставлять или нет лекции с различным количеством групп 3-й парой.
5. Учет ограничений по преподавателям двух типов: 1) по дням недели и парам; 2) по календарным дням (например, отпуск, выезд).
6. Учет в расписании недель, по которым проводятся учебная практика среди семестра.
7. Возможность деления группы до 2-х подгрупп, с возможностью проставления их как на одной паре, но в разных аудиториях, так и разное время.
8. Возможность проставления по дисциплине на одной паре до 3-х аудиторий и преподавателей.

2.5. "Диалоговое формирование расписаний дневного отделения".

Назначение и краткое описание. Предназначен для диалоговой работы с расписаниями (формирование или его корректировка). Данные к расписанию не вводятся. Они полностью берутся в модуле "Распределение нагрузки между преподавателями".

Основные функции и характеристики.

1. Проставление дисциплин с указанием различных вариантов возможных проставлений (дни, пары и недели).
2. Всевозможный анализ занятостей при проставлении дисциплины для выбора наилучшего или необходимого варианта.
3. Функции работы с расписанием (замена аудиторий, снятие дисциплины из расписания, проставление дополнительных консультаций или занятий и т.д.).
4. Возможность работы с расписаниями в двух режимах: по потокам или по группам.
5. Контроль текущего состояния расписаний.

2.6. "Диалоговое формирование расписаний заочного отделения".

Назначение и краткое описание. Предназначен для диалоговой работы с расписаниями (формирование или его корректировка). Данные к расписанию не вводятся. Они полностью берутся в модуле "Распределение нагрузки между преподавателями".

Основные функции и характеристики.

1. Автоматическое определение дисциплин, которые относятся к сессии, установочной сессии и первой установочной сессии.
2. Проставление дисциплин с указанием различных вариантов возможных проставлений (дни, пары и недели).
3. Всевозможный анализ занятостей при проставлении дисциплины для выбора наилучшего или необходимого варианта.
4. Функции работы с расписанием (замена аудиторий, снятие дисциплины из расписания и т.д.).
5. Проставление экзаменов, зачетов, приема курсовых работ и дополнительных консультаций по дисциплинам у групп.
6. Возможность работы с расписаниями в двух режимах: по потокам или по группам.
7. Контроль текущего состояния расписаний.

2.7. "Расписание экзаменов дневного отделения".

Назначение и краткое описание. Предназначен для формирования или корректировки расписаний экзаменационной сессии (проставление или снятие с расписания экзаменов, консультаций перед экзаменами, зачетов (в случае необходимости), назначение пересдач).

2.8. "Диспетчер занятости аудиторий и преподавателей".

Назначение и краткое описание. Предназначен для просмотра и анализа занятостей аудиторного фонда, преподавателей, студенческих групп и назначения дополнительных занятий.

Основные функции и характеристики.

1. Просмотр занятости аудиторного фонда в различных видах и режимах.
2. Просмотр занятости преподавателя (расписание преподавателя).
3. Просмотр списка занятий на выбранный день и/или пары или экзаменов на конкретный день.

2.9. "Деканат".

Назначение и краткое описание. Предназначен для ведения учебных карточек студентов, формирования любых запросов на выборку информации из карточек студентов, формирования приказов по студентам, получения информации о движении контингента студентов, учета трудоустройства студентов.

Основные функции и характеристики.

1. Ведение учебных карточек студентов.
2. Формирование студенческих групп и связь с подсистемой абитуриент.
3. Формирование различных запросов и списков по карточкам студентов.
4. Формирование и ведение всех видов приказов.
5. Автоматическое формирование любых отчетов и за любой период по движению контингента студентов на основе приказов.
6. Учет и контроль трудоустройства студентов.
7. Воинский учет и контроль студентов.
8. Учет и контроль лицензирования специальностей.

2.10. "Деканат (успеваемость)".

Назначение и краткое описание. Предназначен для ведения, контроля, анализа и получения статистики по успеваемости студентами, посещаемости занятий и сдачи текущих аттестаций. Для ведения успеваемости подготовительная работа не нужна. Вся необходимая информация (список дисциплин, фамилии и номера зачеток студентов, признак оплаты за обучение и т.д.) берется с других задач.

Основные функции и характеристики.

1. Ведение экзаменационной сессии (ввод и анализ результатов по экзаменационным ведомостям).
2. Сводная ведомость сдачи экзаменационной сессии студентами группы.
3. Автоматический анализ допуска студентов к сдачи дисциплин.
4. Формирование экзаменационных ведомостей и листов (хвостовок) с учетом допуска студентов.
5. Формирование всевозможной статистика итогов сдачи сессии.
6. Динамика успеваемости студентов по семестрам и общая.
7. Формирование выписок из экзаменационных ведомостей (вкладыш к диплому).
8. Всевозможная статистика итогов сдачи сессии по преподавателям.
9. Учет, контроль и статистика посещаемости студентов.
10. Ведение и анализ текущих аттестаций студентов.
11. Расчет стипендии и формирование стипендиальных ведомостей.

2.11. "Методическое обеспечение".

Назначение и краткое описание. Предназначен для ведения, контроля, анализа обеспеченности учебных дисциплин рабочими программами и методическим обеспечением, также получение всевозможной статистики и списков.

2.12. "Отдел кадров".

Назначение и краткое описание. Предназначен для ведения личных дел сотрудников учебного заведения, формирования любых запросов на выборку информации по личным делам, формирования приказов, формирования штатного формуляра, ведения графиков отпусков, учета и анализа стажировки и переподготовки ППС, формирования любой статистики и отчетности. Прием сотрудников осуществляется только через приказ при условии, что сотрудник был проведен через вакантное место в модуле "Планово-финансовый отдел".

2.13. "Планово - финансовый отдел".

Назначение и краткое описание. Предназначен для расчетов окладов по преподавателям (с учетом всех доплат), определения объемов финансирования по видам (бюджетное и вне бюджетное), ведения, контроля и анализа выполнения почасового фонда и определения объемов финансирования, учета и контроля оплаты студентами за обучение, ведения штатного расписания, определения вакансий, получения различной отчетной статистики. При приеме сотрудников осуществляется контроль соответствия учебной нагрузки и ставки, на которую принимается сотрудник и определяется его оклад.

2.14. "Аспирантура".

Назначение и краткое описание. Предназначен для ведения личных дел аспирантов и докторантов, учета и контроля сдачи кандидатских экзаменов, ведения нагрузки по аспирантуре, формирования различных списков и статистики.

Выводы. Автоматизированная система управления апробирована в течении более, чем 10 лет в вузах Украины и России; позволяет существенно улучшить качество управления учебным процессом; создает условия для перехода на кредитно-модульную систему обучения и является надежной платформой для дистанционного обучения. Все результаты работы системы доступны в интернет. Опыт внедрения системы в различных вузах свидетельствует о необходимости специальной настройки программы к имеющимся, как правило, особенностям, которые могут быть осуществлены достаточно оперативно. Система постоянно развивается и допускает возможность подключения новых модулей и настройки на изменяющиеся условия учебного процесса и особенности законодательства. В настоящее время авторы работают над отработкой изменений, вызванных подключением вузов к единой европейской образовательной системе согласно Болонскому процессу