СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ ПРОЦЕССЕ

Нечаева Наталия Николаевна (nnn@ulsu.ru)
К.т.н., доцент каф. Математического моделирования технических систем
Ульяновский государственный университет, г. Ульяновск

Сегодня можно отметить интенсивный рост новой волны автоматизации предприятий России, которая нацелена на решение комплексных задач управления предприятием и повышения эффективности управления. Среди систем, которые направлены на решение указанных задач, - системы класса СЭД (системы электронного документооборота), необходимость использования которых есть практически у всех организаций независимо от их масштабов, форм собственности и видов деятельности. Если в начале интерес к системам электронного документооборота проявляли государственные и крупные коммерческие структуры, то в настоящее время в России активно начали внедрять СЭД предприятия малого и среднего бизнеса.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление прав доступа в системе.

Система электронного документооборота учреждения предназначена для использования ее сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов. Как правило, СЭД позволяет автоматизированными средствами решить наиболее актуальные делопроизводственные задачи учреждения. СЭД позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, избежать случаев потери документов, увеличить скорость их движения, сократить непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.)

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятием и организацией во многом зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота,

В связи с этим перед учебными заведениями актуальной становится задача в подготовке квалифицированных специалистов, готовых к работе с использованием современных документационных технологий, имеющих необходимые теоретические знания и практические навыки в области работы с электронными документами.

Выпускники таких специальностей, как «документоведение и документационное обеспечение управления» (350800), «менеджмент организации» (080507), «библиотечно-информационная деятельность» (052700) в процессе обучения должны приобрести навыки использования современных информационных технологий и, в частности, уметь работать с системами электронного документооборота и использовать СЭД в профессиональной сфере.

Преподавателями информационных технологий отмечается, что в рамках дисциплины "Информатика" студенты гуманитарных специальностей не получают знаний о специализированных информационных технологиях, ориентированных на их будущую профессиональную деятельность и в ГОС ВПО гуманитарных специальностей явно не прописаны дисциплины, предполагающие изучение информационных технологий в профессиональной деятельности ([9]). Включение в учебный процесс изучения автоматизированных систем электронного документооборота для специальностей «документоведение и документационное обеспечение управления» (350800), «менеджмент организации» (080507), «библиотечно-информационная деятельность» (052700) способствует решению этой проблемы.

Кроме того, перед учебными заведениями встает задача подготовки квалифицированных специалистов, способных внедрять и сопровождать СЭД на предприятиях и в организациях. Поэтому в ГОС ВПО для специальностей «прикладная информатика (по областям)» (351400), «прикладная математика и информатика» (010200, 510200) предлагаю включить дидактические единицы, обеспечивающие получение знаний и навыков в области внедрения и сопровождения СЭД. При подготовке специалистов «комплексного обеспечения информационной безопасности автоматизированных систем» (075500) включить в ГОС ВПО изучение вопросов обеспечения информационной безопасности электронного документооборота.

Соответственно в профессиональных стандартах предлагаю учесть эти новые требования к выпускникам ВУЗов.

Ульяновский государственный университет приобрел СЭД «Евфрат-документооборот» и приступил к ее внедрению в систему управления ВУЗом. В настоящее время разрабатывается программа использования технологий электронного документооборота в процессе обучения студентов.

Выводы

Для подготовки высококвалифицированных специалистов, способных соответствовать требованиям современного рынка труда, считаю необходимым:

• использовать системы электронного документооборота в образовательных целях при подготовке специалистов в областях информационных технологий и документоведения
• для специальностей «документоведение и документационное обеспечение управления» (350800), «менеджмент организации» (080507), «библиотечно-информационная деятельность» (052700) ввести в ГОС ВПО дисциплины, обеспечивающие выпускников знаниями современных информационных технологий в области работы с электронными документами и систем электронного документооборота
• для специальностей «прикладная информатика (по областям)» (351400), «прикладная математика и информатика» (010200, 510200) предлагаю включить дидактические единицы, обеспечивающие получение знаний и навыков в области проектирования, внедрения и сопровождения СЭД
• для специальности «комплексное обеспечение информационной безопасности автоматизированных систем» (075500) включить в ГОС ВПО изучение принципов и организации обеспечения информационной безопасности в СЭД
• в профессиональных стандартах предлагаю учесть новые требования к специалистам в области проектирования, внедрения, использования, сопровождения систем электронного документооборота, а также обеспечения информационной безопасности СЭД

Литература

1. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 350800 - Документоведение и документационное обеспечение управления - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
2. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 080507 - Менеджмент организации - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
3. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 052700 - Библиотечно-информационная деятельность. - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2002
4. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 010200 - Прикладная математика и информатика. Квалификация - математик, системный программист. - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
5. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 351400 - Прикладная информатика (по областям). - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
6. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 510200 - Прикладная математика и информатика. Квалификация - бакалавр прикладной математики и информатики - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
7. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 510200 - Прикладная математика и информатика. Квалификация - магистр прикладной математики и информатики - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
8. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 075500 - Комплексное обеспечение информационной безопасности автоматизированных систем - М.: Министерство образования Российской Федерации. 2000
9. Онокой Л.С. Проблемы преподавания информационных технологий гуманитарным специальностям. Материалы 6 открытой всероссийской конференции "Преподавание информационных технологий в России" -- 12 - 13 мая 2008 года, Н.Новгород, http://www.it-education.ru/2008/default.htm